In mijn blog “Administratie bewaren”, schreef ik dat bij de administratie behoorlijk veel papierwerk komt kijken. Naast alle papieren die je “moet” bewaren, krijg je er bijna iedere dag wel nieuwe bij. Er zijn natuurlijk steeds meer digitale mogelijkheden, waardoor de papieren post afneemt. Maar dat geldt niet voor iedereen. Wanneer jij veel post ontvangt is het handig om een aantal stapelbare brievenbakken te gebruiken. Zo behoud je overzicht en weet je waar je nog iets mee moet doen.
Labelen
Je kunt de bakken als volgt labelen: Lezen – Betalen – Reageren – Opbergen. Open iedere dag je post en leg deze in een van de brievenbakjes, de enveloppen kunnen meteen bij het oud papier. Wanneer iets minder dan 2 minuten duurt om af te handelen, doe dit dan meteen. Het scheelt je echt een hoop tijd en je krijgt meteen overzicht in je administratie!
Kies een vast moment per week om de bakjes: lezen, betalen en reageren af te handelen. Maak hier tijd voor vrij in je agenda, zo wordt het afhandelen van je administratie snel een gewoonte. Dat wat bewaard moet worden leg je in het bakje opbergen, uiteraard alleen wanneer het is afgehandeld.
Plannen
Een keer per maand ga je met het bakje opbergen aan de slag. Ook hiervoor kun je tijd vrijmaken in je agenda en dus plannen. Bekijk wat je moet bewaren en wat eventueel weg kan. Je bergt de papieren die je bewaart direct op in de juiste klappers. In mijn blog “Administratie bewaren”, lees je ook hoe je heel eenvoudig en snel een systeem voor je administratie kunt opzetten. Het enige wat je nodig hebt zijn een aantal ordners en labels.
Wanneer je op deze manier je administratie bijhoudt, heb je geen papieren of enveloppen rondslingeren. Je weet precies waar iets ligt en wat er mee gedaan moet worden. Zo krijg je niet alleen overzicht maar houd je ook overzicht in je administratie!
Heb je vragen of hulp nodig? Ik help je graag op weg.
Monique Engelhard
Professional Organizer