Meetings plannen kan soms een uitdaging zijn. De beste dagen en tijden voor het plannen van een vergadering hangen namelijk af van verschillende factoren, zoals de beschikbaarheid van de deelnemers, of de tijdzone en de aard van de vergadering. Er zijn enkele algemene richtlijnen die kunnen helpen bij het bepalen van de beste dagen en tijden voor een vergadering zoals:
- Vermijd maandagochtend en vrijdagmiddag, omdat deze momenten vaak druk zijn voor deelnemers en er veel reistijd is.
- Plan vergaderingen tijdens kantooruren (9.00-17.00 uur) om de productiviteit van deelnemers te maximaliseren.
- Plan vergaderingen niet te vroeg in de ochtend of te laat in de avond, omdat dit invloed kan hebben op de persoonlijke tijd van deelnemers.
- Als de deelnemers uit verschillende tijdzones komen, probeer dan een tijdstip te vinden dat geschikt is voor alle betrokkenen.
- Houd rekening met vakanties, feestdagen en andere belangrijke evenementen die van invloed kunnen zijn op de beschikbaarheid van deelnemers.
Uiteraard is het belangrijk om deelnemers vooraf te informeren over de geplande datum en tijd, zodat zij hun schema kunnen aanpassen en op de hoogte kunnen zijn van de vergadering. Een handige tool om de beschikbaarheid van deelnemers te controleren is Doodle, dit is een online planningstool.
Algemene stappen
Wanneer je wilt weten hoe je een vergadering kunt plannen zijn hier enkele algemene stappen:
- Wat is het doel van de vergadering? Welke onderwerpen worden besproken?
- Wie moet er aanwezig zijn om het doel van de vergadering te bereiken? Wie zijn de belangrijkste belanghebbenden?
- Zoek naar een datum en tijd die voor alle aanwezigen werkt. Je kunt een planningstool zoals Doodle of Google Agenda gebruiken om een geschikte tijd te vinden.
- Bepaal of de vergadering in persoon of virtueel zal plaatsvinden.
- Maak een agenda waarin het doel, de onderwerpen en het schema van de vergadering worden beschreven. Deel deze van tevoren met de aanwezigen zodat ze zich kunnen voorbereiden.
- Stuur uitnodigingen naar alle aanwezigen, inclusief de datum, tijd, locatie en agenda.
- Volg de aanwezigen op om hun aanwezigheid te bevestigen en herinner hen aan de details van de vergadering.
- Houd je aan de agenda en zorg ervoor dat alle onderwerpen aan bod komen. Moedig deelname aan van alle aanwezigen.
- Na de vergadering stuur je een samenvatting van wat er besproken is en alle actiepunten. Zorg ervoor dat alle aanwezigen op de hoogte zijn van wat er besproken is en eventuele vervolgstappen die zijn overeengekomen.
Heb je vragen of hulp nodig bij het efficiënt plannen van meetings? Ik help je graag op weg.
Professional Organizer