Misschien vind jij het helemaal niet handig om je papieren administratie op te bergen in een ordner, omdat blijkt dat je na verloop van tijd lastig de juiste documenten terug kunt vinden. Wellicht is dan een papierloze administratie de oplossing voor jou!
Voor een goede papierloze administratie heb je een aantal dingen nodig. Het vergt in het begin wat doorzettingsvermogen maar uiteindelijk zul je er veel profijt van hebben. In mijn eerdere blog “overzicht in je administratie” schreef ik dat het gebruik van stapelbare papierbakken handig is, waarbij 1 papierbak werd gelabeld als “opbergen”. In plaats van opbergen label je deze in het geval van een papierloze administratie nu als “scannen”.
Scanner
Want dat is namelijk wat je gaat doen om een papierloze administratie te realiseren, scannen. Je begrijpt dat je hiervoor een goede scanner nodig hebt. Wil je graag meerdere documenten achter elkaar verwerken kies dan voor een ADF-scanner (automatisch documenten feeder, oftewel automatische documenten invoer), zo hoef je niet handmatig een voor een documenten in te voeren. Dit scheelt enorm veel tijd. Gescande documenten sla je het beste op als pdf-bestanden, deze worden op elk apparaat op dezelfde manier weergegeven. Voor het online opslaan van je bestanden gebruik je een clouddienst zoals Dropbox of Google Drive. Hoe je dit precies doet kun je terugvinden op de site van google.
Overzicht
Natuurlijk wil je online documenten eenvoudig terugvinden, daarom is het handig om diverse mappen te maken. Zoals wonen, financiën, werk en gezondheid. In mijn blog “administratie bewaren” lees je hier ook meer over. Je mails met belangrijke informatie sla je op in de desbetreffende map van je digitale administratie.
Belangrijke papieren zoals een hypotheekakte of diploma’s kun je ook inscannen, zo heb je deze snel digitaal bij de hand. Echter raad ik je aan belangrijke papieren ook in een ordner te bewaren. Papieren documenten hebben vaak een hogere bewijskracht dan digitale documenten. En zijn minder kwetsbaar voor hacking of dataverlies dan digitale documenten. Een papierloze administratie biedt verschillende voordelen, zoals gemakkelijke toegankelijkheid, kostenbesparingen en het verminderen van papierafval. Wel belangrijk is nog om regelmatig een reservekopie te maken op een externe harde schijf. Mocht er iets gebeuren met je computer dan heb je altijd nog een kopie beschikbaar.
Heb je vragen of hulp nodig? Ik help je graag op weg.
Monique Engelhard
Professional Organizer