Administratie, hoe lang bewaren?

Wanneer ik aan administratie denk, dan denk ik al gauw aan een heleboel papierwerk. Het is heel wat waar die persoonlijke administratie uit kan bestaan. Een aantal categorieën is voor iedereen ongeveer hetzelfde:

  • Werk o.a. arbeidsovereenkomst, loonstroken en jaaropgaven.
  • Wonen o.a. huurcontract, hypotheekakte en contracten (bijvoorbeeld energie).
  • Financiën o.a. bankafschriften en bonnetjes.
  • Belasting o.a. brieven, loonstroken en bewijs van aftrekposten.
  • Verzekeringen o.a. polis blad en polisvoorwaarden

Categorie

Door iedere categorie apart te bewaren in een ordner heb je meteen een systeem wat makkelijk toegankelijk is. Alle belangrijke documenten wil je immers snel kunnen terugvinden. Ook zijn nieuwe documenten makkelijk toe te voegen en verouderde documenten eenvoudig te verwijderen. Wanneer je alle nieuwe documenten bovenop de bestaande komen, heb je altijd de meest recente informatie inzichtelijk. Vergeet niet de ordners te labelen, zodat je weet waar alles is opgeborgen en dat je geen belangrijke dingen vergeet.

Maar wat doe je dan met al die ordners die op een gegeven moment uitpuilen van al die papieren? Daarvoor is het belangrijk eerst te weten welke bewaartermijnen geadviseerd worden.

Als particulier ben je niet verplicht om je administratieve gegevens, zoals loonstrookjes of bankafschriften te bewaren. Maar de belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om een bewaartermijn van minimaal 5 jaar aan te houden. Hierdoor heb je in ieder geval de meest recente documenten bij de hand mocht dit nodig zijn. Bedrijven en zelfstandigen zijn verplicht hun administratie 7 jaar bewaren.

PGB Administratie

Mocht je hiernaast een PGB administratie hebben dan is het verstandig om de volledige administratie, -(inclusief overeenkomsten en wijzigingsformulieren) langer te bewaren: voor de WLZ is dit 7 jaar en voor de Jeugdwet, WMO of Zvw is dit 15 jaar.

Het is goed om je administratie 1 x per jaar door te nemen en te selecteren op het verstrijken van de bewaartermijn maar ook of het nog van toepassing is. Zo houd je je administratie geordend en up to date.

Heb je vragen of hulp nodig? Ik help je graag op weg.

Monique Engelhard

Professional Organizer